SHARING – CANAL DE DENÚNCIAS
Política de Tratamento de Denúncias
OBJETIVO E ÂMBITO
O Sharing - Canal de Denúncias, acolhe o reporte de más práticas e/ou práticas duvidosas sobre matérias previstas na legislação aprovada pela Lei n. º 93/2021, de 20 de dezembro.
A este canal podem recorrer todos os colaboradores, clientes, fornecedores ou outras partes interessadas.
No Grupo Bacalhôa queremos que todos se sintam seguros em comunicar, de forma consciente e ponderada, quaisquer condutas ou situações de que tenham conhecimento e que possam constituir irregularidades ou ser eticamente censuráveis.
Acreditamos que atuar de forma ética e respeitando as normas é a única forma de melhor servir os nossos clientes e, para apoiar essa missão, disponibilizamos um novo canal de comunicação de irregularidades, o Canal de Denúncias Sharing.
Esta política tem assim como objetivo descrever a comunicação de irregularidades e aplica-se a todas as empresas e colaboradores do Grupo Bacalhôa.
DESCRIÇÃO (Métodos, Critérios e Responsabilidades)
O Canal Sharing é um canal seguro e confidencial para questões, preocupações ou para reportar infrações no âmbito do Código de Ética e Conduta do Grupo Bacalhôa.
Identificar e reportar eventuais violações da lei ou do Código de Ética e Conduta é crucial para o Grupo Bacalhôa.
As comunicações feitas através do Canal Sharing podem abordar qualquer assunto especificado no Código de Ética e Conduta, incluindo possíveis infrações aos direitos humanos, tais como assédio ou discriminação, ou atos de fraude e corrupção.
As denúncias no Canal Sharing são recebidas em nome do Grupo Bacalhôa, pelo Gestor do Canal Sharing, o qual assegurará o seu tratamento de forma profissional e confidencial.
Assim, caso haja conhecimento de alguma situação, que não seja ética ou incumpridora de normas legais ou internas, deve ser reportada/partilhada.
Nota: Este canal não se destina a reclamações ou questões de apoio ao cliente.
Comunicação e Tratamento de Denúncias
1. Como utilizar o Sharing – Canal de Denúncias:
Existem 2 meios disponíveis:
Por Email, para o endereço sharing@bacalhoa.pt
Por Correio, para o seguinte endereço postal:
Grupo Bacalhôa
A/C: Gestor do Sharing - Canal de Denúncia do Grupo Bacalhôa
EN 10 – Apartado 54
2925-901 Vila Nogueira de Azeitão, Setúbal
As denúncias e as reclamações internas deverão ser redigidas de forma clara, objetiva e concisa, descrevendo os factos que motivam a denúncia.
É importante, fornecer o máximo de informação possível relativamente à preocupação / denúncia e conter os dados necessários para se poder levar a cabo a análise dos factos denunciados. Assim, as comunicações recebidas deverão incluir a seguinte informação:
-Exposição clara e detalhada dos factos;
-Identificação clara e detalhada da área ou departamento em que tenham tido lugar os factos denunciados;
-Identificação das pessoas envolvidas no comportamento denunciado ou com conhecimento do mesmo;
-Momento em que ocorreu ou ainda ocorre o facto;
-Quantificação, sempre que seja possível, do impacto do facto denunciado na sociedade, área ou departamento.
-Anexar, sempre que possível, documentos, arquivos ou outra informação que se julgue relevante para a avaliação e resolução da denúncia.
O Canal Sharing não deverá ser utilizado para a submissão de pedidos de informação ou outras mensagens não enquadráveis nas categorias de denúncia.
Perante a lei, são consideradas infrações, atos ou omissões de assuntos que dizem respeito a:
-Contratação pública;
-Serviços, produtos e mercados financeiros;
-Segurança e conformidade dos produtos;
-Segurança dos transportes;
-Segurança dos alimentos para consumo humano ou animal;
-Saúde e bem-estar humano ou animal;
-Proteção do ambiente;
-Saúde pública;
-Defesa do consumidor;
-Proteção da privacidade e dos dados pessoais;
-Segurança da rede e dos sistemas de informação;
-Prevenção do branqueamento de capitais;
-Financiamento do terrorismo.
Além disso, qualquer atitude institucional de caráter violento, abusivo, ou relacionado ao crime organizado económico-financeiro também se enquadra na lista de transgressões passíveis de denúncia.
O Canal de Denúncias não substitui a obrigatoriedade de denúncia nos casos e nos termos que a lei penal e processual penal o determine.
Qualquer comunicação pode ser feita de forma anónima ou identificada, sendo sempre tratada de forma confidencial, estando em conformidade com o Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações e com a Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais do Grupo Bacalhôa.
2. Resposta às Denúncias
As denúncias rececionadas serão registadas e, após análise e tratamento, mantidas em arquivo, sendo atribuída uma referência a cada denúncia, para criar o respetivo processo. Essa referência será utilizada em todas as respostas relacionadas com a comunicação original (denúncia).
3. Metodologia de Tratamento das Denúncias
O Gestor do Sharing – Canal de Denúncias do Grupo Bacalhôa é responsável pela receção e tratamento das comunicações feitas através do respetivo canal.
Qualquer comunicação feita através do Canal de Denúncias Sharing é tratada de forma confidencial e o seu Gestor é obrigado a manter o conteúdo confidencial.
Após tomar conhecimento de qualquer denúncia, o Gestor do Sharing – Canal de Denúncias do Grupo Bacalhôa investigará, tratará e comunicará ao denunciante as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação.
O Grupo Bacalhôa não irá tolerar atos de retaliação contra qualquer pessoa que, de boa-fé, tenha reportado factos considerados como estando em violação do Código. É dever de todos os colaboradores, particularmente dos líderes, assegurar o cumprimento diário deste compromisso para com os denunciantes.
Qualquer ato ou ameaça de retaliação será considerado uma violação do Código de Ética e Conduta, e a pessoa responsável será sujeita a medidas punitivas e corretivas adequadas.
Apenas o Gestor do Sharing – Canal de Denúncias tem acesso à caixa de correio e ao correio postal enviado para o Canal e está obrigado a manter a confidencialidade do conteúdo.
4. Prazos para Tratamento de Denúncias
Caso o denunciante se identifique ser-lhe-á dada uma resposta por escrito ou através de reunião (nos casos em que tal seja solicitado), nos seguintes prazos:
- No prazo de 7 dias – notificação da receção da denúncia;
- No prazo de 3 meses, a contar da data da receção da denúncia – comunicação ao denunciante das medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia, acompanhada da respetiva fundamentação;
- Se o denunciante requerer que lhe seja comunicado o resultado da análise efetuada (o que pode fazer a qualquer momento), esta deve ser efetuada no prazo de 15 dias após conclusão da análise.
DISPOSIÇÕES FINAIS
A interpretação e aplicação desta política são da responsabilidade do Gestor do Sharing – Canal de Denúncias do Grupo Bacalhôa, cabendo-lhe a proposta de alterações, para aprovação da Administração, sempre que tal se justifique.